Unngå denne feilen i Excel

Excel og Google Sheets brukes til alt fra budsjett og ferieplaner til oversikter i hjemmet og på jobb. Men en ny undersøkelse peker på at mange også legger inn informasjon som egentlig burde hatt langt bedre beskyttelse. Resultatet er at millioner i praksis utsetter egne data for unødvendig risiko, ofte uten å være klar over det.

Ifølge en fersk studie fra det sveitsiske personvernselskapet Proton bruker 73 prosent regneark til å holde orden på privatøkonomien. Halvparten bruker dem til å planlegge og organisere prosjekter i hjemmet, 36 prosent til reiser, og 37 prosent oppgir at de lagrer passord i regneark.

Den typiske misforståelsen: "Ingen ser filene mine"

Mange tenker at et regneark er like privat som en notatbok på egen PC. Problemet er at regneark ofte ligger i skylagring, blir delt med andre, eller blir liggende igjen på gamle enheter. Selv når du ikke aktivt deler et ark, kan det finnes lenker, gamle delinger eller innstillinger som gjør at flere enn du tror har tilgang.

Undersøkelsen viser også at mange har en generell forståelse av at disse verktøyene ikke nødvendigvis er fullt beskyttet, men bruker dem likevel til følsomme ting. Samtidig blir gamle filer sjelden ryddet opp i. Over halvparten beholder regneark de egentlig ikke trenger lenger, for eksempel gamle budsjettark, finansdokumenter eller filer med personopplysninger.

Les også: Microsoft advarer selv: Kan bli ubrukelig

Hvorfor regneark kan bli en felle

Det som gjør regneark så nyttige, er også det som gjør dem risikable. De er enkle å lage, lette å dele, og brukes ofte som en slags alt mulig mappe for informasjon. Men regneark er ikke laget for å være en sikker passordhvelv eller en trygg lagringsplass for særlig sensitive data.

Eksempler på innhold som bør behandles som høyrisiko i et regneark:

Passord og innloggingsdetaljer
Bank og kortopplysninger
Fødselsnummer, adresser og andre identifikatorer
Informasjon om barn, timeplaner og rutiner
Helseopplysninger og detaljer fra arbeidsforhold

Gamle delinger og glemte lenker er en stor risiko

Et spesielt sårbart punkt er deling. Mange deler et ark én gang, for eksempel med en partner, en kollega eller en prosjektgruppe, og sjekker aldri tilgangene igjen. Undersøkelsen peker på at en betydelig andel sjelden eller aldri kontrollerer hvem som fortsatt har tilgang. Hvis et ark tidligere har vært delt, kan det bety at tidligere samarbeidspartnere fortsatt kan se innholdet, lenge etter at behovet er borte. Det skriver chip.

Slik reduserer du risikoen i praksis

For å redusere risikoen i praksis trenger du ikke gjøre det komplisert. Start med å rydde i skylagringen og slette gamle regneark du ikke lenger bruker, spesielt filer som inneholder opplysninger om økonomi, helse eller jobb. Deretter bør du ta en runde på delinger og tilganger. Sjekk hvem som faktisk kan åpne filene dine i dag, fjern brukere som ikke lenger trenger tilgang, og slå av delingslenker du har glemt at eksisterer.

En viktig vane er å la passord og innloggingsdetaljer bli værende utenfor regneark. Bruk heller en passordtjeneste eller passordfunksjoner som allerede finnes i nettleser og operativsystem, i stedet for et ark med lister. Tenk også gjennom hva du lagrer hvor. Hvis du må notere noe sensitivt, er det bedre å bruke løsninger som er laget for å beskytte innholdet, og samtidig sette deg inn i hvilke innstillinger som faktisk styrer personvern og tilgang. For det mest følsomme innholdet kan det til slutt være smart å vurdere mer personvernvennlige alternativer med sterkere beskyttelse enn vanlige regneark, særlig når dataene kan få store konsekvenser hvis de kommer på avveie.

Poenget er ikke at Excel er farlig, men at vanene våre kan være det

Regneark er effektive, fleksible og raske å jobbe med. Likevel er det lett å glemme at en fil kan leve lenge, bli kopiert, delt, glemt og gjenfunnet. Den største feilen handler derfor ikke om Excel eller Google Sheets i seg selv, men om å behandle regneark som en trygg bankboks for informasjon som egentlig burde vært låst ned bedre.

Les også: Slik unngår du den beryktede stille alarm feilen på iPhone